Société en formation : 3 procédures pour transférer les actes après l’immatriculation
Avant son immatriculation, une société en formation peut déjà préparer son activité : signer un bail, ouvrir un compte, commander du matériel ou engager une prestation. Elle n’a toutefois pas encore de personnalité morale. Les contrats sont donc d’abord supportés par les personnes qui les signent. Pour éviter qu’un engagement reste à leur charge, chaque acte doit être rattaché à la future société et repris selon une procédure adaptée.
Une société en formation existe avant d’avoir une personnalité juridique
La société en formation correspond à la période qui précède son immatriculation. Elle débute lorsque le projet de constitution est suffisamment matérialisé. Plusieurs éléments peuvent le montrer, comme la décision des fondateurs de créer la société, le dépôt des apports sur un compte bloqué, la rédaction des statuts ou la désignation d’un commissaire aux apports lorsqu’elle est requise.
Quiz : Société en formation et reprise des actes
Cette période prend fin lors de l’immatriculation, notamment au Registre du commerce et des sociétés (RCS) pour les sociétés concernées. La société acquiert alors la personnalité juridique. Elle peut détenir un patrimoine, contracter en son nom et devenir débitrice ou créancière de ses propres engagements.
La durée de la formation dépend des formalités à accomplir. Il est généralement prudent de ne pas la prolonger au-delà de 6 mois. Plus cette phase dure, plus les fondateurs signent de contrats et s’exposent à une contestation sur leur reprise. Entre la signature des statuts et l’immatriculation, les engagements doivent donc rester limités aux besoins réels du lancement.
Quels actes signer avant l’immatriculation ?
Une société en formation peut nécessiter des actes préparatoires à sa constitution, mais aussi des actes indispensables au démarrage de son activité. Leur utilité ne suffit pas à les sécuriser. Il faut également déterminer qui signe, pour quel compte et selon quelle procédure l’acte pourra être repris.
Les dépenses et contrats habituellement nécessaires
Les fondateurs peuvent avancer les frais d’annonce légale, de rédaction, de conseil ou de constitution. Ils peuvent aussi ouvrir un compte bancaire, souscrire une assurance professionnelle, acheter un logiciel, du mobilier, des marchandises, un véhicule ou du matériel. La signature d’un bail commercial, une commande auprès d’un fournisseur ou un contrat de prestation peuvent également être nécessaires avant l’immatriculation.
Un engagement important, comme un bail de longue durée, une embauche ou une prestation de 10 000 €, appelle une vigilance particulière. Le cocontractant doit savoir qu’il traite avec une société en cours de constitution, et non avec une personne morale déjà créée. Lorsque l’opération ne doit produire ses effets qu’après l’immatriculation, une clause suspensive peut aussi protéger les parties.
La mention qui rattache l’acte au projet de société
Le contrat doit indiquer clairement qu’il est conclu « au nom et pour le compte de la société en formation ». Il convient d’ajouter, lorsqu’ils sont connus, la dénomination envisagée, la forme sociale et le siège projeté. Le signataire doit également être identifiable. Cette formulation ne remplace pas la reprise, mais elle établit le lien entre l’engagement et la future personne morale.
Chaque dépense, commande ou promesse contractuelle est d’abord porté par les fondateurs avant de pouvoir intégrer le patrimoine social. Il faut donc conserver les devis acceptés, les factures, les preuves de paiement, les échanges avec le prestataire et les versions signées des contrats. Cette traçabilité des actes facilite la reprise, le remboursement et la comptabilisation, notamment lorsque plusieurs associés ont avancé des fonds.
La responsabilité personnelle des signataires : le risque à mesurer
Tant que la société n’est pas immatriculée et que l’acte n’a pas été repris, la personne qui signe est personnellement engagée envers le cocontractant. Si elle signe seule un bail ou une commande, le fournisseur peut en principe se retourner contre elle. L’immatriculation ne transforme pas automatiquement la future société en partie au contrat.
Dans les sociétés commerciales, les personnes ayant agi pour le compte de la société en formation peuvent être tenues solidairement des engagements souscrits, selon les règles applicables. Le créancier peut alors demander l’exécution à l’un des signataires. Dans les sociétés civiles, la responsabilité obéit à une logique différente et peut être indéfinie, à proportion de la participation de chaque associé. Avec deux associés concernés par un engagement de 10 000 €, une répartition de 5 000 € par associé peut ainsi servir de repère, sous réserve des règles propres à la société et de l’acte signé.
Le risque est plus élevé lorsque le contrat ne mentionne pas la société en formation, lorsque le mandat est imprécis ou lorsqu’aucune décision ultérieure de reprise n’est adoptée. La société peut alors ne pas être valablement engagée, tandis que le signataire reste tenu. La reprise a précisément pour effet de transférer l’engagement à la société après son immatriculation et de libérer les personnes qui ont contracté pour elle.
Trois moyens de faire reprendre les actes par la société
La procédure dépend principalement de la date de l’acte : avant la signature des statuts, entre cette signature et l’immatriculation, ou après l’immatriculation lorsqu’aucun mécanisme préalable n’a été utilisé. Ces trois solutions n’ont ni le même document de preuve ni le même degré d’automaticité.
| Situation | Procédure à prévoir | Document clé | Effet après immatriculation |
|---|---|---|---|
| Acte conclu avant les statuts | État des actes annexé aux statuts | Liste détaillée des engagements | Reprise lors de l’immatriculation |
| Acte conclu après les statuts | Mandat donné à une personne déterminée | Mandat précis, statutaire ou séparé | Reprise si l’acte entre dans le mandat |
| Acte non couvert par les deux premiers mécanismes | Décision expresse des associés | Décision ou résolution de reprise | Transfert après la décision régulière |
L’état des actes annexé aux statuts
Pour les contrats conclus avant la signature des statuts, les associés peuvent établir un état des actes accomplis pour le compte de la société. Annexé aux statuts, ce document doit identifier chaque engagement avec suffisamment de précision : date, cocontractant, objet, montant ou conditions essentielles. La signature des statuts et l’immatriculation permettent alors la reprise des actes qui y figurent.
Le mandat spécial et la décision expresse
Entre la signature des statuts et l’immatriculation, les associés peuvent donner mandat à l’un d’eux ou à un dirigeant désigné pour conclure certains actes. Pour être utile, ce mandat doit préciser la nature des opérations autorisées, leur périmètre, les plafonds éventuels et la période concernée. Une formule générale comme « réaliser toute démarche utile » laisse davantage de place à la contestation.
Après l’immatriculation, les associés peuvent aussi décider expressément de reprendre un acte qui n’a pas été annexé aux statuts et qui n’a pas été conclu sous mandat. La décision doit viser l’acte de manière non équivoque. Elle permet une régularisation, mais le signataire et le cocontractant restent exposés tant que la reprise n’est pas intervenue.
Rembourser et comptabiliser les frais engagés par les fondateurs
Les dépenses avancées pour constituer ou lancer l’entreprise ne doivent pas être confondues avec les contrats que la société doit reprendre. Après l’immatriculation, la société peut rembourser les frais justifiés engagés pour son compte. Selon la situation, le remboursement peut être direct ou la somme peut être inscrite au compte courant d’associé lorsque le fondateur laisse temporairement les fonds à la disposition de la société.
Les frais de constitution et certains frais de premier établissement peuvent être comptabilisés immédiatement en charges. Selon les règles comptables applicables, ils peuvent aussi être inscrits à l’actif au compte 201 « frais d’établissement », puis amortis. La durée d’amortissement ne peut pas dépasser 5 ans. Le traitement retenu doit correspondre à la nature des dépenses et aux règles appliquées par l’entreprise.
Avant de déposer le dossier d’immatriculation, vérifiez les points suivants :
- chaque contrat porte la mention de la société en formation ;
- les actes antérieurs aux statuts figurent sur un état annexé ;
- les actes postérieurs aux statuts sont couverts par un mandat précis ;
- les contrats importants prévoient, lorsque c’est utile, une condition suspensive d’immatriculation ;
- les originaux, factures et justificatifs de paiement sont conservés ;
- une décision de reprise est préparée pour les actes qui ne bénéficient pas d’une reprise automatique.
Cette organisation documentaire réduit le risque qu’un projet entrepreneurial se transforme en dette personnelle imprévue. En présence d’un bail, d’un engagement financier important, de plusieurs associés ou d’un doute sur une clause, l’examen du dossier par un professionnel du droit ou du chiffre reste prudent.